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La ville recrute Un(e) Agent d'accueil administratif

POSTE : Un(e) Agent d'accueil administratif

Cadre d'emplois :

Adjoint administratif territorial

Temps non-complet : 24H00

La ville recherche un(e) agent d'accueil administratif pour son pôle Proximité, Vie Citoyenne et Solidarité

La Montagne, ville du quart d'heure. Ville dense à 15 minutes de Nantes et 30 minutes du littoral (6300 habitants et 3,6km²), La Montagne domine la rive Sud de la Loire.

La mise en œuvre des politiques publiques communales s'appuie sur l'expertise professionnelle d'une centaine d'agents, sur une organisation interne en cinq pôles (Proximité, Aménagement urbain et technique, Ressources, Enfance-Jeunesse et Animation, Culture(S) et Vie associative) et sur un management innovant visant une implication renforcée des équipes. Le projet de ville mobilise les compétences de ses services avec pour objectif de rénover la démocratie locale, engager une transition écologique volontaire et renforcer les solidarités.

La ville peut s'appuyer sur l'environnement et l'appui de Nantes Métropole pour se développer tout en préservant son identité. Le dynamisme de ses tissus économique (Montagne+, commerces et services de ville) et associatif, dense et variés, permet à chaque habitant de s'y épanouir selon ses choix.

Sous l'autorité du Directeur du Pôle Proximité, Vie Citoyenne et Solidarité, l'agent d'accueil administratif sera en charge des Cartes Nationales d'Identité (CNI) et des Passeports. Il/Elle aura pour missions principales d'accueillir le public et de répondre aux demandes, d'assurer les tâches administratives du service et de contrôler les documents et alerter en cas de problème. Autonome dans l'organisation du travail et nécessaire polyvalence, l'agent d'accueil administratif sera garant-e d'une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d'accueil des usagers et de la gestion de leurs demandes. Il/Elle devra posséder une forte technicité et surtout alerter dans le cas de dossiers douteux.

MISSIONS

MISSIONS PRINCIPALES

· Accueillir le public et répondre aux demandes.

- Assurer le poste de pré-accueil téléphonique et physique.

- Établir les dossiers de demandes de CNI et Passeports.

- Renseigner, informer et orienter vers le bon interlocuteur le cas échéant.

- Délivrer les copies d'actes d'état-civil.

- Légaliser les signatures.

· Assurer les tâches administratives du service.

- Contrôler la validité des dossiers (Photo, documents fournis).

- Transmettre les dossiers aux autorités compétentes (Préfecture / CERT de la région).

- Remettre et délivrer les documents d'identité.

- Traiter la partie administrative (statistiques, destruction des anciens documents, …).

- Gérer et optimiser le planning des rendez-vous.

· Contrôler les documents et alerter en cas de problème.

- Vérifier l'authenticité des actes et des documents.

- Alerter le responsable de service ou les autorités de tutelles en cas de doute ou problème.

- Suivre les dossiers douteux ou problématiques.

Les missions et activités ci-dessus sous entendent des tâches non listées. Par ailleurs,

après concertation, les agents peuvent se voir confier d'autres missions dans le cadre du

projet de service. Ils peuvent, ponctuellement et/ou en cas de nécessité liée à la mission

de service public, assurer d'autres activités.

CHIFFRES CLÉS ET OBJECTIFS

4000 titres par an.

1 station DR (Dispositif de Recueil) sans poste de pré-accueil

Prise de rdv obligatoire (15 créneaux quotidiens).

Pic d'activité variable ; souvent constaté entre Mars et Août

PROFIL RECHERCHE :

· Connaissances professionnelles :

- Maîtriser les logiciels dédiés (état civil, plateforme biométrique ...).

- Connaissance du cadre réglementaire (Code Civil, circulaires consignes).

- Maîtriser les logiciels de bureautique (Libre office, Pack office, ...)

- Travailler en équipe et en collaboration

- Capacité à hiérarchiser les priorités.

- Accueil Physique et Téléphonique.

- Aptitude à gérer simultanément différentes tâches.

· Qualités relationnelles :

- Être force de proposition, et être réactif en anticipant les situations et les problématiques.

- Savoir écouter avec tact et diplomatie, fermeté et pédagogie, ses interlocuteurs (usagers, responsables, agents, partenaires …).

- Posséder un haut degré d'autonomie.

- Savoir réagir rapidement et faire face à toutes situations dans l'urgence.

- Avoir un sens aigu du service public et de l'accueil.

- Rendre régulièrement compte à sa hiérarchie du déroulement de ses activités.

- Ponctualité.

- Rigueur dans le travail.

- Discrétion professionnelle.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :

Conditions liées au poste :

Travail administratif sur poste informatique et contact direct avec les usagers.

Horaires fixes en fonction des horaires d'ouverture au public - Journée continue le vendredi.

Participation ponctuelle à des permanences les samedis pour les Formalités administratives et les week-ends pour les élections.

Disponibilité, devoir de confidentialité

Rémunération : rémunération selon situation administrative pour les fonctionnaires - 1712.06€ brut mensuel + régime indemnitaire de 200€ brut mensuel + prime annuelle de 1743.88€ brut + Chèques déjeuners (5€ -50% pris en charge par la collectivité) + Chèques Vacances + participation employeur à la prévoyance

Poste à pourvoir à compter du 01/06/2023

Merci d'adresser votre CV + Lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires avant le : 14/05/2023

Entretiens prévus : semaine 22

Par Mail : ressources.humaines@ville-lamontagne.fr à l'attention de Monsieur le Maire

Ou par courrier à l'adresse suivante :

Monsieur Le Maire

Mairie de La Montagne

Place François Mitterrand CS 50016 44620 LA MONTAGNE

Personne à contacter :

Barbara ALLAIN, Responsable des Ressources Humaines

Tél. 02.40.65.64.68

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Tél : 02 40 65 64 68 - Fax : 02 40 32 96 37
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Horaires d'ouverture
du lundi au vendredi :
9h - 12h / 14h - 17h30
Le samedi :
10h - 12h (formalités administratives)
sauf de juillet à fin août

Nantes, Capitale Verte de L'Europe Nantes métropole

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